KSeF: что должен уметь ваш сайт и магазин

Что такое KSeF в одном абзаце

Krajowy System e-Faktur — государственная платформа, через которую проходят фактуры. Документ больше не PDF, отправленный почтой, а структурированный XML: он попадает в систему, получает там собственный номер KSeF и подтверждение приёма (UPO). С этого момента фактурой считается именно эта версия, а PDF становится распечаткой для удобства.

Кто и с какой даты

• 1 февраля 2026 — обязанность выставлять появляется у предпринимателей, чьи продажи с налогом превысили в 2024 году 200 млн zł.
• 1 апреля 2026 — остальные предприниматели.
• До 31 декабря 2026 — переходный период с послаблениями: если фактуры за месяц в сумме не превышают 10 000 zł брутто, их можно выставлять вне KSeF, электронно или на бумаге.
• 1 января 2027 — послабление исчезает. В KSeF выставляют все, включая самые маленькие фирмы.

Февраль 2026 касается и вас, даже если вы выставляете одну фактуру в квартал

Это самый упускаемый пункт. Даты выше относятся к выставлению. Но когда крупный контрагент с февраля начнёт выставлять фактуры в KSeF, ваша фирма будет их там получать — независимо от собственного срока. Фактура не придёт на почту; она придёт в систему, куда нужно зайти или подключить программу.

Практический вывод: доступ и полномочия в KSeF стоит настроить в начале 2026 года, а не в декабре 2026, когда это одновременно будет делать вся Польша.

Лимит 10 000 zł считается не так, как думает большинство

Это не годовой оборот фирмы и не сумма нетто. Речь про общую стоимость продаж с налогом по фактурам, выставленным в конкретном месяце. Лимит работает накопительно внутри месяца: пока сумма помещается, фактуры могут идти вне системы.

Момент превышения жёсткий. Фактура, которая переходит за 10 000 zł, идёт уже в KSeF — и все следующие в этом месяце тоже. То есть маленькая фирма не может запланировать «весь 2026 год я вне системы». Технически быть готовым нужно к любому месяцу, в котором подвернётся заказ покрупнее.

Что из этого относится к сайту, а не к бухгалтерии

Фактуры выставляет бухгалтерская программа или система продаж — и общается с KSeF именно она. Сайт фактуры не выставляет. Сайт решает другое: годятся ли данные, которые попадут в эту программу, для электронной фактуры вообще.

Структурированная фактура — это XML с конкретными полями. В нём нет места для «данных фирмы», вписанных одной строкой в поле примечаний. Нужны по отдельности: NIP, название, улица с номером, почтовый индекс, город, страна. Если магазин собирает это одной строкой текста, кто-то будет разбирать её руками — при каждом заказе.

Где в форме заказа должен жить NIP

Типичная ошибка магазинов: NIP как необязательное текстовое поле где-то под адресом, без проверки. Туда попадает «1234567890», «PL1234567890», «нет» и номер с дефисами. Потом это чистят.

Как должно быть:

• Сначала вопрос, потом поля. Переключатель «покупаю как фирма / как частное лицо» в начале, а не NIP, спрятанный внизу. От этого ответа зависит весь дальнейший путь.
• Проверка при вводе. Десять цифр, контрольная сумма NIP, автоматическое удаление пробелов, дефисов и префикса PL. Это полтора десятка строк кода, которые экономят часы правок.
• Подстановка данных из реестра. После ввода корректного NIP название и адрес фирмы можно получить из публичного реестра и заполнить поля автоматически. Клиент делает меньше кликов, а данные приходят в том формате, который ждёт XML.
• Разделённые поля адреса. Улица, номер, индекс, город, страна — по отдельности. Даже если визуально это выглядит одной строкой.
• Предупреждение для клиента. Стоит сразу сообщить, что фактура попадёт в KSeF и будет доступна в системе — это снимает вопросы «где моя фактура, на почту ничего не пришло».

B2B и B2C — два разных пути

Продажа фирме и продажа потребителю расходятся сразу после корзины.

B2B. Фактура должна попасть в KSeF. Система присваивает ей номер и возвращает UPO — доказательство, что документ существует. Покупатель забирает фактуру из системы; отправка PDF почтой теперь просто вежливость.

B2C. Выставление потребительских фактур в KSeF остаётся добровольным. Но если вы передаёте такую фактуру вне системы, на ней должен быть QR-код, позволяющий проверить документ в системе Министерства финансов. То есть PDF, который магазин генерировал до сих пор, меняет вид — и кто-то должен поправить этот шаблон.

Как технически выглядит передача фактуры

Схема одинакова независимо от платформы магазина:

• магазин определяет тип покупателя и собирает полный набор данных;
• заказ уходит в систему, которая выставляет фактуры, — бухгалтерскую, ERP или модуль магазина;
• эта система отправляет XML в KSeF через API и получает номер KSeF и UPO;
• номер возвращается в заказ, чтобы его потом можно было найти и связать с оплатой.

Слабое звено почти всегда первое. Интеграция с KSeF — готовое решение на стороне бухгалтерии; корректные данные из формы заказа — работа на стороне сайта.

Что посыплется в феврале — список из практики

• Заказы от фирм без NIP, потому что поле было необязательным и клиент его пропустил.
• NIP с префиксом страны или дефисами, который не принимает проверка на стороне бухгалтерской программы.
• Адрес одной строкой — разбирать вручную при каждом заказе.
• Отсутствие QR-кода на потребительских фактурах, передаваемых вне системы.
• Форма, которая вообще не спрашивает, покупает ли фирма, — и клиент дописывает NIP в примечании к заказу.

Что сделать сейчас

• Откройте собственный магазин и оформите заказ как фирма. Проверьте, можно ли указать NIP, проверяется ли он и разбивается ли адрес на поля.
• Спросите бухгалтерию, через какую программу фактуры пойдут в KSeF и каких полей она требует. Потом сравните с тем, что собирает форма.
• Определите, выставляете ли вы фактуры потребителям. Если да — шаблону PDF нужен QR-код.
• Настройте доступ и полномочия в KSeF в начале 2026 года, даже если ваша обязанность выставлять начинается позже: получать фактуры вы начнёте раньше.
• Если магазин собирает данные как попало, поправьте форму до начала сезона. После 1 февраля любая правка будет делаться в спешке.

Коротко

Крупные выставляют в KSeF с февраля 2026, остальные с апреля, самые маленькие с января 2027 — но получать фактуры нужно уметь значительно раньше. Лимит 10 000 zł — это сумма брутто по фактурам за месяц, накопительно, поэтому строить на нём план на год нельзя. Для сайта всё сводится к одному: собрать корректные данные покупателя в том формате, который примет электронная фактура.

Если хотите, чтобы мы посмотрели форму заказа в вашем магазине и сказали, что поправить, — напишите нам. О том, как мы подходим к магазинам и интеграциям, — на странице Разработка сайтов.

Виктор Пархимчик, основатель веб-студии IT Deweloper