Strona firmowa w Polsce: co jest obowiązkowe

Dlaczego to nie formalność

Dwa różne mechanizmy, i oba działają bez ostrzeżenia.

Pierwszy to obowiązek podawania danych o sobie przy świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną; brak albo niekompletność danych stanowi wykroczenie zagrożone grzywną. Drugi to ochrona danych osobowych: polityka prywatności, zgody, cookies. Tu nadzór sprawuje UODO, górna granica jest europejska (do 20 mln euro albo 4% obrotu), a realne rozstrzygnięcia wobec niewielkich polskich sklepów to dziesiątki tysięcy złotych.

Do tego UOKiK, który aktywnie sprawdza prawa konsumentów w handlu internetowym. To osobny organ i osobne sankcje.

Dane firmy: minimum, które musi być widoczne

Zestaw podstawowy dla każdego, kto świadczy usługi przez stronę: nazwa firmy, adres, adres elektroniczny do kontaktu. Do tego NIP. Jeśli działalność wymaga zezwolenia lub koncesji — informacja o nim i o organie, który je wydał.

Dla sp. z o.o. lista jest dłuższa: pełna nazwa spółki, siedziba i adres, numer KRS wraz z oznaczeniem sądu rejestrowego, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego.

Gdzie to umieścić: w stopce na wszystkich podstronach albo na osobnej stronie kontaktu, ale z odnośnikiem ze stopki. Sens praktyczny jest taki, że dane mają się znaleźć bez szukania.

Polityka prywatności

To nie szablon ściągnięty z cudzej strony — przy kontroli w pierwszej kolejności porównuje się treść polityki z tym, co na stronie dzieje się naprawdę. Rozbieżność jest gorsza niż skromny, ale uczciwy dokument.

Co ma się w niej znaleźć:

• kto jest administratorem danych — z tymi samymi danymi, co w stopce;
• jakie dane są zbierane: formularz kontaktowy, analityka, zamówienia, newsletter;
• w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej — zgoda, umowa, uzasadniony interes;
• jak długo są przechowywane i komu przekazywane — łącznie z usługami zewnętrznymi: analityka, wysyłka newslettera, operator płatności, hosting;
• prawa osoby: dostęp, sprostowanie, usunięcie, cofnięcie zgody, skarga do UODO.

Osobny punkt, o którym często się zapomina: jeśli na stronie działa analityka albo piksel systemu reklamowego, dane wychodzą poza firmę. To musi być napisane wprost.

Baner cookies: tu najczęściej jest naruszenie

Najczęstszy błąd wygląda niewinnie: baner z jednym przyciskiem „Akceptuję" i odnośnikiem „Więcej". Zgoda w takiej postaci nie jest dobrowolna — nie da się odmówić równie łatwo, jak się zgodzić.

Jak powinno być:

• Odmowa nie trudniejsza niż zgoda. Oba przyciski na pierwszym ekranie banera, jednakowo widoczne.
• Kategorie osobno. Niezbędne, analityczne, marketingowe — oddzielnie, z możliwością włączenia tylko części.
• Przed zgodą nic się nie ładuje. Jeśli analityka i piksele uruchamiają się przed kliknięciem, baner jest bezużyteczny: dane już wyszły.
• Decyzję da się zmienić. Stały odnośnik do ustawień zgody, zwykle w stopce.
• Milczenie to nie zgoda. Przewijanie strony, zamknięcie banera krzyżykiem czy dalsze przeglądanie zgodą nie są.

Regulamin: kto go potrzebuje

Jeśli przez stronę sprzedaje się towary albo usługi, regulamin jest obowiązkowy. To dokument opisujący zasady: kto jest sprzedawcą, co dokładnie się sprzedaje, jak składa się zamówienie, jak i kiedy następuje płatność oraz dostawa, jak zgłasza się reklamację, jak działa prawo odstąpienia.

Nawet jeśli sprzedaży nie ma, a jest formularz zgłoszeniowy, warto opisać zasady świadczenia usług przez stronę — to właśnie regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, do którego odsyła ustawa.

Prawa konsumenta, o których trzeba napisać przed zakupem

• 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość, bez podania przyczyny — z listą wyjątków (na przykład towar wykonany na indywidualne zamówienie).
• Pełna cena przed złożeniem zamówienia: dostawa, prowizje i obowiązkowe dopłaty widoczne przed potwierdzeniem, a nie wyskakujące na ostatnim kroku.
• Zrozumiały tryb reklamacji — gdzie pisać, w jakim terminie przychodzi odpowiedź.
• Uczciwe promocje. Jeśli pokazujesz przekreśloną starą cenę, obok musi być najniższa cena z ostatnich 30 dni — to wymóg dyrektywy Omnibus i bywa sprawdzany.

Dostępność — teraz też na tej liście

Od 28 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa o dostępności produktów i usług. Mikrofirmy w zakresie usług są wyłączone, ale wyłączenie przestaje działać, gdy firma rośnie albo występuje jako producent. Omówienie z datami, sankcjami i sprawdzeniem strony w kwadrans jest w osobnym artykule: Dostępność strony według ustawy.

Formularze: nie zbieraj na zapas

Zasada jest prosta: każde pole formularza ma być potrzebne, żeby odpowiedzieć na zgłoszenie. Data urodzenia w formularzu „napisz do nas" to dane, które trzeba przechowywać, chronić i tłumaczyć przy kontroli.

I dwa praktyczne wymogi: pole zgody nie może być zaznaczone z góry, a zgoda na newsletter musi być oddzielna od zgody na obsługę zgłoszenia. Jeden checkbox na wszystko naraz jest nieważny.

Jak zrobiliśmy to u siebie — można sprawdzić

Nie opowiadamy o tym teoretycznie: u nas to wszystko działa na własnej stronie i każde zdanie powyżej da się sprawdzić od razu.

• Dane firmy — w stopce na każdej podstronie, we wszystkich czterech językach serwisu.
• Baner zgody z osobnymi kategoriami i przyciskami o równej widoczności; decyzję można zmienić w każdej chwili na stronie Ustawienia zgody, odnośnik do niej jest w stopce.
• Analityka podpięta przez menedżera tagów i nie uruchamia się przed zgodą — czyli do kliknięcia licznik nie działa w ogóle, a nie „działa, ale anonimowo".
• Polityka prywatności opisuje dokładnie to, co się dzieje: jakie usługi są podłączone i jakie dane do nich trafiają.

Lista kontrolna na dwadzieścia minut

• Otwórz swoją stronę w trybie incognito. Znajdź w stopce nazwę, adres, NIP; dla sp. z o.o. jeszcze KRS, sąd i kapitał zakładowy.
• Sprawdź baner cookies: czy przycisk odmowy jest na pierwszym ekranie i czy stoi obok przycisku zgody.
• Otwórz narzędzia deweloperskie i zobacz, czy analityka ładuje się przed kliknięciem „Akceptuję".
• Przeczytaj własną politykę prywatności i porównaj z rzeczywistością: czy wszystkie podłączone usługi są tam wymienione.
• Jeśli sprzedajesz — sprawdź, czy jest regulamin, czy napisano o 14 dniach i czy pełna cena widoczna jest przed potwierdzeniem zamówienia.
• Sprawdź formularze: czy nie ma zaznaczonych z góry zgód i zbędnych pól.

W skrócie

Obowiązkowego jest niewiele i prawie wszystko robi się raz: dane firmy w stopce, uczciwa polityka prywatności, baner cookies z prawdziwym wyborem, regulamin przy sprzedaży i informacja o prawach konsumenta przed zakupem. Najdroższy nie jest brak dokumentów, tylko rozbieżność między tym, co w nich napisano, a tym, co strona robi naprawdę.

Jeśli potrzebujesz, żeby ktoś przeszedł z tobą po tej liście i powiedział, czego brakuje — napisz do nas.

Victor Parhimchik, założyciel studia webowego IT Deweloper